Proses Perencanaan

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan adalah proses penentuan apa yang harus dilakukan oleh perusahaan dan bagaimana cara terbaik untuk melakukan hal tersebut. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain; pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu.

Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang paling dasar dari semua fungsi-fungsi manajemen yang lain. Semua fungsi manajemen harus berdasarkan rencana yang sudah dibuat sebelumnya. Perencanaan dibuat untuk menentukan apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan harus dilakukan dan siapa yang akan melakukan. Perencanaan ini mengikuti siklus perencanaan yang dimulai dengan menentukan kebutuhan, berakhir dengan kontrol dan monitoring, kemudian kembali lagi pada menentukan kebutuhan.

Alasan penting di dalam pembuatan perencanaan adalah untuk menghindari ketidakpastian langkah-langkah serta perubahan-perubahan, sehingga kita dapat memfokuskan langkah-langkah kita ke arah sasaran dan target yang sudah ditetapkan sebelumnya. Selain itu untuk memilih alternatif operasi yang ekonomis; serta untuk kepentingan pengawasan.

Proses perencanaan harus memperhatikan empat faktor penting yaitu:

waktu,
pengumpulan dan analisis data,
tingkatan perencanaan
kelenturan atau fleksibilitas.
Pada perencanaan terdapat 2 keuntungan :

Protektif adalah pengurangan kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan
Positif adalah piningkatan kesuksesan dalam tujuan
TINGKATAN PERENCANAAN

I. Perencanaan Strategis

Merefleksikan keputusan-keputusan tentang alokasi sumberdaya, prioritas perusahaan dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapaitujuan-tujuan strategis tersebut. Biasanya dibuat oleh Dewan Direksi dan Manager Puncak.

II. Perencanaan Taktis

Perencanaan dengan rentang yang lebih pendek untuk mengimplementasikan aspek-aspek tertentu dari perencanaan strategis perusahaan yang biasanya dibuat oleh Manager Level Menengah Keatas

III. Perencanaan Operasional

Biasanya dibuat oleh manager level menengah kebawah untuk menentukan target2-target jangka pendek: harian, mingguan dan bulanan

PERENCANAAN KONTINENSI DAN MANAJEMEN KRISIS

Terkait dengan lingkungan usaha yang sulit diprediksi, dan dapat menyebabkan masalah utama yang tidak diharapkan, perusahaan mengembangkan dua metode perencanaan:

Perencanaan Kontinjensi
Menghargai kebutuhan untuk menemukan solusi pada masalah tertentu